Een positief resultaat betekent niet dat het geld op hetzelfde moment beschikbaar is om rekeningen te betalen. Tussen leveren, factureren en ontvangen kan tijd zitten. Daarnaast kunnen investeringen en aflossingen geld kosten zonder op dezelfde manier in de winst terug te komen. Een cashflowprognose maakt zichtbaar wanneer de kasruimte werkelijk verandert.
Volg de betaling naast de prestatie
Neem een fictieve startup die in januari voor €40.000 dienstverlening afrondt en factureert. De klant betaalt volgens de verwachting in maart. De factuur kan bij het resultaat van januari horen, terwijl de kasontvangst pas twee maanden later plaatsvindt. De precieze omzetverantwoording moet uiteraard aansluiten op de geleverde prestatie en de afspraken.
Stel dat het bedrijf januari begint met €35.000 op de bank en in die maand €25.000 betaalt, zonder andere ontvangsten. Het eindsaldo is dan €10.000. De openstaande klantfactuur maakt dat banksaldo niet hoger. Voor verdere uitgaven in februari is dus een afzonderlijke oplossing of voldoende andere ontvangst nodig.
Geef iedere belangrijke geldstroom een eigen datum
Neem openstaande klantfacturen op met een realistische verwachte betaaldatum. Bekijk ook leveranciers, lonen, belastingen, leningen en investeringen. Een maandelijkse afschrijving op apparatuur is geen nieuwe kasuitgave. De oorspronkelijke aanschaf of een afgesproken termijnbetaling is dat wel.
Werk bij belastingen met de bedragen en betaalmomenten die voor jouw onderneming gelden. Als je klantontvangsten inclusief btw opneemt, moet de bijbehorende afrekening ook in de planning passen. Vermijd een model waarin sommige regels inclusief en andere zonder uitleg exclusief btw zijn ingevoerd.
Zoek het laagste saldo in de reeks
Het bedrag op 31 december kan geruststellend zijn, terwijl de kas in een eerdere maand ontoereikend is. Volg daarom het beginsaldo, de ontvangsten, de betalingen en het eindsaldo per periode. Het eindsaldo loopt steeds door als beginsaldo van de volgende periode.
Bij een cashflowprognose voor je startup maken laat ScaleupTools zien hoe je de timing van ontvangsten en uitgaven verwerkt. Gebruik die aanpak om de verschillen met je winstbegroting te verklaren. Bij krappe maanden kan een uitsplitsing per week nodig zijn, omdat ook binnen de maand betalingen eerder kunnen vallen dan ontvangsten.
Werk de verwachting bij zodra een betaling verschuift
Een toegezegde betaling is nog geen ontvangen bedrag. Pas de prognose aan wanneer een klant vertraging meldt en bekijk welke uitgaven daardoor in het gedrang komen. Onderzoek tijdig of fasering, een afgesproken aanbetaling of een andere uitvoeringsplanning mogelijk is. Zo ondersteunt de prognose een concreet gesprek over betaalbaarheid, terwijl de resultatenrekening het economische resultaat blijft tonen.